Cómo evitar pérdidas por compra de combustible en exceso
Con el objetivo de evitar posibles complicaciones en la capacidad de atención a todos los clientes que se dirigen a la estación de servicio, algunos gestores pueden llegar a promover una situación problemática: la compra de más combustible que el necesario y la posterior dificultad de resolver la situación.
Es aquello de no pecar por falta, sino por exceso.
Siempre que eso sucede, a pesar de que no es algo tan común, gracias a los cambios de procesos que ocurrieron a lo largo de la evolución de la actividad, existe el riesgo considerable de pérdidas de combustible, lo que puede ocasionar trastornos y traducirse en perjuicios más importantes para la estación de servicio.
Para evitar pérdidas económicas en el sitio, solo existe una salida: apostar por el control efectivo del stock y operaciones, lo que asegura más eficiencia y acierto en la toma de decisiones.
A continuación le damos algunos consejos y le enseñamos a evitar que su estación de servicio tenga problemas de ese tipo:
1 – Observe el mercado de su región y sus necesidades
Para gestionar su stock líquido de manera correcta, observe, principalmente, las características del mercado de su región y cómo se comporta, qué tipos de combustible son los más vendidos, analice los antecedentes de compra y siga de cerca los indicadores.
En este punto, se pone más de manifiesto la importancia de conocer y hacer un seguimiento de las informaciones confiables y con datos sumamente precisos para la gestión eficiente de una estación de servicio.
El seguimiento, en todos los sentidos, lo ayudará a identificar el real promedio de demandas de sus clientes y de la región, lo que hará que pueda ajustar su capacidad de atención y alcance un equilibrio entre cuánto realmente vende, cuánto puede almacenar y cuánto está comprando.
2 - Esté atento a la fecha de vencimiento del combustible
Otro factor de pérdida por exceso y que debe considerarse puede producirse no cuando compra más combustible que el que los tanques pueden contener, sino cuando almacena tanto producto que no da tiempo de consumirlo en x tiempo, fecha a partir de la cual ya no se debe comercializar.
Este es el caso, por ejemplo, del combustible especial (premium), que por lo general tiene una salida menor que la nafta común o el etanol y que puede tener un almacenamiento diferenciado (en lo que respecta a la cantidad, no siempre significa llenar el tanque) en relación a los demás tipos.
Si eso no se observa, puede perder el combustible adquirido en exceso y que no se consumió a tiempo.
Por lo tanto, es necesario prestar atención a las recomendaciones de la ANP, que sugieren evaluar la calidad del combustible cada 30 días, con el objetivo de constatar si existen problemas de oxidación y la fecha de vencimiento del producto que se compró.
3 - Apueste por sistemas de medición confiables
Al hacer un nuevo pedido de entrega de combustible, es necesario verificar si realmente el nivel del mismo en el tanque se mensuró correctamente, para no correr el riesgo de equivocarse en la interpretación de la regla, por ejemplo, y pedir más combustible que el que el tanque puede contener.
Al llegar a la estación de servicio, el camión simplemente no podrá descargar, lo que suscitará el problema de qué hacer: devolución del dinero, devolución de la nafta, etc.
Como la regla daba una medida en centímetros, exigía que los valores se transpusieran a una tabla que mostraba el volumen aproximado, pero que a veces daba nociones imprecisas de la real capacidad de los tanques.
Actualmente contamos con soluciones más automatizadas y siempre es necesario buscar adecuar el sistema de medición de la estación de servicio para minimizar la posibilidad de errores manuales y gestión incorrecta de la operación, que también se produce por falta de monitorización adecuada del nivel de los tanques, lo que puede ocasionar, incluso, otros problemas.
Si al momento de la descarga de algún camión un empleado eventualmente brinda una información incorrecta con respecto al tanque que debe recibir el combustible, es posible que se produzca un exceso en un solo tanque y pérdida por derramamiento.
Por eso es cada vez más importante controlar estos niveles y, claro está, también ajustarlos siempre, en función de las demandas del mercado local, como abordamos anteriormente.
4 - Manténgase atento a su sistema y úsalo como aliado
Finalmente, el mayor costo-beneficio de un sistema informático y menos manual para el control de su estación de servicio se relaciona justamente con poder obtener informaciones más fáciles y, así, optimizar los recursos.
Un gestor puede ayudarlo a seguir de cerca las operaciones de la estación incluso a distancia, lo que brinda un control en tiempo real y le ofrece una visión más amplia de su negocio, de sus necesidades y de cómo asegurar que nunca falte (ni sobre) nada para su correcto funcionamiento.
¿Alguna vez tuvo inconvenientes por comprar combustible en exceso, dificultades para solucionar el problema o muchas pérdidas debido a ello? ¡Comparta su experiencia o continúa siguiendo nuestro blog para encontrar más consejos acerca de este tema!
